Personvernerklæring
Personvernerklæring for Homble Solheim
1 Innledning
Homble Solheim advokatfirma as (Homble Solheim) tar personvern på alvor og behandler personopplysninger på en lovlig, sikker og forsvarlig måte.
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Homble Solheim behandler personopplysningene dine, og hvilke rettigheter du har som registrert.
Homble Solheim er behandlingsansvarlig for alle behandlingsaktiviteter i virksomheten. For kontaktinformasjon, vennligst se punkt 9 under.
2 Kategorier av registrerte
Denne personvernerklæringen retter seg mot følgende kategorier av registrerte (fysiske personer):
- Privatpersoner som har et klientforhold hos oss
- Personer som arbeider hos virksomheter som har et klientforhold hos oss eller hos potensielle virksomhetsklienter
- Personer som er involvert i saker som vi håndterer
- Personer som arbeider hos våre leverandører og samarbeidspartnere
- Personer som søker stilling hos oss
- Andre personer som ellers er i kontakt med oss, slik som kursdeltakere og abonnenter på nyhetsbrev
3 Behandlingsformål og -grunnlag
3.1 Etablering av klientforhold
Før vi påtar oss et advokatoppdrag, gjennomfører vi en konfliktsjekk. I denne forbindelsen behandler vi opplysninger om navn, hva saken gjelder og navn på eventuell motpart i saken. Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse) da konfliktsjekken er nødvendig for at vi skal kunne etterleve reglene for god advokatskikk. Behandlingsaktiviteten har også grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) da vi har en berettiget interesse i å opptre etisk korrekt.
I etterkant av at konfliktsjekken er utført, gjennomfører vi en identitetskontroll i henhold til hvitvaskingsloven, der dette påkrevd. Behandlingen er hjemlet i artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).
I forbindelse med etableringen av klientforholdet, registrerer og lagrer vi relevant kontaktinformasjon. For virksomhetsklienter behandler vi kontaktpersoners navn, e-postadresse og telefonnummer. Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse), da behandlingsaktivitetene er nødvendig for at vi skal kunne bistå klienten. For privatpersoner behandler vi personens navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i).
3.2 Administrasjon av klientforhold
Vi behandler kontaktopplysninger med det formål å utføre klientadministrasjon, herunder fakturering. Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse), da vi har en legitim interesse i å fakturere oppdrag. For privatklienter er behandlingen hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i).
3.3 Sakshåndtering
Normalt innebærer et advokatoppdrag at vi får tilgang til personopplysninger om parter, motparter og/eller andre enkeltpersoner som er involvert i saken. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter som vi mottar fra klienten eller andre.
Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med utførelse advokatoppdrag, er for virksomhetsklienter hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse), da vi har en legitim interesse i å oppfylle oppdragsavtalen med den enkelte klient, samt å utføre advokattjenester på en forsvarlig måte. For privatklienter er behandlingen hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i).
Behandling av sensitive personopplysninger ved utførelse av advokatoppdrag er hjemlet i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).
3.4 Arkivering
Vi lagrer normalt saksdokumentasjon i ti år etter at et advokatoppdrag er avsluttet.
Behandlingen er hjemlet personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse), da vi har en legitim interesse i å kunne dokumentere hva som er skjedd i saken, besvare henvendelser fra klienten, og i forbindelse med advokaters erstatningsansvar.
Behandling av sensitive personopplysninger etter at oppdraget er avsluttet er hjemlet i artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).
3.5 Rekruttering
Vi mottar personopplysninger i forbindelse med rekruttering. Vi behandler opplysninger om alder, utdanning, CV, søknad og kontaktinformasjon. Vi behandler bare opplysninger som er nødvendig for å vurdere om kandidaten er egnet til å fylle en eventuell stilling som skal besettes.
Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettigede interesser), da vi har en berettiget interesse i å vurdere søkeres egnethet til stillinger, kommunisere med søkerne og rekruttere personale.
Dersom vi beholder søknadsdokumentasjon i en tid etter en rekrutteringsprosess er avsluttet, skjer dette med hjemmel i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a (den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål). Formålet med slik behandling vil være å kunne vurdere vedkommende for ansettelse på et senere tidspunkt.
3.6 Opplysninger om leverandører og samarbeidspartnere
Homble Solheim behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere, herunder kontaktinformasjon og stillingsbetegnelse.
Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse), da vi har en legitim interesse i å kunne å administrere kontraktsforholdet, og etterleve våre kontraktsforpliktelser.
Vi vil også kunne behandle personopplysningene for formål som ikke er uforenelige med det opprinnelige behandlingsformålet, som for å etterleve våre rettslige forpliktelser, eller at vi som advokatfirma blir involvert i en prosess som gjør behandling nødvendig.
3.7 Kontaktinformasjon om kursdeltakere
I forbindelse med kurs og/eller arrangementer som arrangeres av Homble Solheim behandles kontaktopplysninger om påmeldte deltakere. Behandlingen er hjemlet personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte).
3.8 Utsendelse av nyhetsbrev
Vi sender nyhetsbrev på e-post til personer som har meldt seg på nyhetsbrevet samt til personer som de siste årene har mottatt juridiske tjenester fra oss og/eller har vært påmeldt våre arrangementer.
Personopplysningene vi behandler i forbindelse med utsendelse av nyhetsbrev, er mottakerens navn og e-postadresse. I tillegg samler vi inn informasjon om mottakerne faktisk åpner nyhetsbrevet og/eller klikker på lenker. Formålet med det sistnevnte er å få innblikk i hvilke temaer som interesserer mottakergruppen.
For personer som har meldt seg på vårt nyhetsbrev via våre hjemmesider, er behandlingen hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a (den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål). For andre mottakere er behandlingen hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse), da vi har en legitim interesse i å markedsføre virksomheten.
Mottakerne kan når som helst melde seg av nyhetsbrevet ved å trykke på lenken for avmelding i nyhetsbrevet, eller ved å kontakte oss på post@homble-solheim.no.
4 Informasjonssikkerhet
Homble Solheim har gjennomført forholdsmessige og organisatoriske sikkerhetstiltak for å oppnå et adekvat informasjonssikkerhetsnivå i tråd med grunnleggende prinsipper om konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet.
5 Mottakere
Våre advokater og ansatte er underlagt taushetsplikt. Opplysninger vil ikke bli delt med tredjepersoner med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for å dele opplysningene.
Vi kan dele personopplysninger hvis vi er pålagt det etter lov og/eller det er nødvendig for å oppfylle oppdragsavtalen. Kategorier av mottakere vil kunne være offentlige myndigheter, domstoler og/eller motparter.
Vi benytter databehandlere til å bistå oss med ulike prosesser, herunder driftsleverandører av IT-tjenester og regnskapssystemer. Dette innebærer at databehandlere i ulike sammenhenger behandler personopplysninger på vegne av Homble Solheim. Vi har inngått databehandleravtaler med våre databehandlere, som sikrer at personopplysninger blir behandlet i tråd med gjeldende regelverk. Databehandlerne vi benytter kan videre bare behandle personopplysninger i tråd med våre instruksjoner, og databehandlerne kan ikke selv bestemme hvordan personopplysningene skal brukes.
6 Lagringstid
Homble Solheim behandler personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle det opprinnelige formålet opplysningene ble innhentet for, og for formål som ellers ikke er uforenelige med det opprinnelige formålet de ble innhentet for, herunder for å oppfylle rettslige forpliktelser.
Tabellen under gir en oversikt over lagringstiden for ulike kategorier av personopplysninger i Homble Solheim.
| Kategori | Lagringstid |
| Opplysninger om klienter og andre | Personopplysninger om klienter og andre i klientarkivet slettes etter 10 år.
For opplysninger som ikke er en del av klientarkivet gjelder følgende lagringstider:
|
| Opplysninger om stillingssøkere | Slettes etter avsluttet rekrutteringsprosess. Ved samtykke fra søkeren lagrer vi CV, søknad, attester og vitnemål i opptil 3 år for bruk i nye, relevante stillingsutlysninger. |
| Opplysninger om potensielle klienter | Slettes 5 år etter registrering. |
| Opplysninger om leverandører og samarbeidspartnere | Slettes 5 år etter avslutning av kundeforholdet. |
| Opplysninger om kursdeltakere | Slettes 3 år etter avholdt kurs. |
| Opplysninger om abonnenter | Slettes etter avsluttet abonnement |
7 Dine rettigheter
Den registrerte har en rekke rettigheter etter personverndirektivet. I utgangspunktet kan du kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene som vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i dine rettigheter på Datatilsynets hjemmesider: www.datatilsynet.no.
For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss. Vår kontaktinformasjon finner du under punkt 9 nedenfor. Vi vil svare på henvendelsen din så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer overens med som er beskrevet i denne personvernerklæringen, eller at vi på annet vis behandler personopplysninger i strid gjeldende personvernlovgivning, kan du rette en klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan klage til Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
8 Endringer i personvernerklæringen
Vi forbeholder oss retten til å endre personvernerklæringen ved behov. Vi oppfordrer interesserte til jevnlig å undersøke denne personvernerklæringen for endringer. Dato for siste endring er 01.05.2023.
9 Kontakt
Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kan du ta kontakt via post@homble-solheim.no.